Empresas: ¿Cómo evitar pagos duplicados y proteger las finanzas con soluciones automatizadas?.

La automatización se ha consolidado como una herramienta clave para minimizar errores, agilizar tiempos y fortalecer el control financiero de las organizaciones. 

En un entorno donde la competitividad depende de la eficiencia y la precisión, es clave que las empresas implementen soluciones digitales que acompañen su estrategia de negocio. De acuerdo con un informe de Deloitte, las empresas que adoptan soluciones automatizadas en sus procesos de cuentas por pagar logran reducir los errores humanos hasta en un 75% y disminuir el tiempo dedicado al procesamiento de facturas en un 50%. 

De acuerdo con Kashio, plataforma de gestión en automatización financiera uno de los errores más comunes en las empresas que no cuentan con sistemas de gestión de cobro y pago externos, es el de pagos duplicados. “Esto se produce cuando los clientes realizan pagos sin que el sistema lo registre adecuadamente o cuando se procesa el mismo pago varias veces debido a la falta de interconexión entre los canales de pago. Este tipo de fallos no solo afecta la visibilidad del flujo de caja, sino que también puede implicar un costo adicional para la empresa, ya que se requieren auditorías costosas y procesos de conciliación manual para identificar y corregir el error” explica Harry Watson, country manager de Kashio

Para el country manager de Kashio, la automatización se ha consolidado como una herramienta clave para minimizar errores, agilizar tiempos y fortalecer el control financiero de las organizaciones. 

En ese sentido, detalla 4 formas en las que contribuye a reducir errores en el procesamiento de cuentas por pagar:

Eliminación de errores humanos: El procesamiento manual de cuentas por cobrar está sujeto a errores comunes como la introducción incorrecta de datos, duplicidad de pagos, o la omisión de facturas. La automatización simplifica la intervención humana en tareas repetitivas y propensas a fallos y se validan contra las facturas y contratos correspondientes, reduciendo considerablemente los errores humanos.

Verificación de pagos y vencimientos: El sistema automatizado puede hacer un seguimiento de los vencimientos de las facturas, y alertar sobre pagos próximos a vencer. Esto ayuda a evitar pagos tardíos o pagos dobles, lo que podría suceder cuando los equipos de cuentas por pagar no tienen visibilidad de todas las facturas pendientes.

Menor complejidad en los procesos: El procesamiento manual de cuentas por cobrar involucra múltiples pasos que pueden ser ejecutados incorrectamente. Al automatizar el flujo de trabajo, los procesos se simplifican, lo que facilita su seguimiento y mejora la precisión. Esto permite que cada factura generada sea registrada automáticamente en el sistema, que los recordatorios de pago se envíen de manera automática en las fechas programadas y que las conciliaciones se realicen en tiempo real, sin intervención manual.

Generación de informes y auditorías automáticas: la automatización permite la creación de informes financieros y auditorías de manera rápida y precisa. Al generar registros detallados de cada pago realizado y su correspondencia con las facturas, se facilita la revisión y auditoría. Si los informes son revisados en tiempo real, ayudan a detectar y corregir errores en el procesamiento de las cuentas por pagar antes de que se conviertan en problemas mayores.

Cabe resaltar que la automatización representa una transformación en la forma en que las empresas gestionan sus recursos, liberando a sus equipos para centrarse en tareas de mayor valor estratégico.