¿Cómo hacer una factura abono?

No serás el primero ni el último que al enviar una factura a un cliente se da cuenta de que hay un error en el importe, en el descuento, el IVA aplicado o en alguno de los datos. Tampoco serás el único al que un cliente le devuelven uno o varios productos. Pues bien, ¿cómo corregimos estos movimientos en la contabilidad de la empresa? Con una factura abono. Pero como no todo el mundo sabe cómo hacer una factura abono correctamente, en este artículo te explicamos todos los detalles paso a paso: desde cuándo hay que enviarla hasta los datos que debes incluir.

Qué es una factura abono

Comenzamos por lo esencial, ¿qué es una factura abono? Se trata de una factura que rectifica otra factura enviada anteriormente. Por ello, la factura abono es un tipo de factura rectificativa. De hecho, unos cambios en el Reglamento General de Facturación indican que las facturas abono y las facturas rectificativas son las mismas y cumplen los mismos objetivos.

Casos más habituales en los que emitir una factura abono

• Error en el importe de la mercancía o servicio, en un descuento o en alguno de los datos (fecha, plazos, número de factura, etc.)
• Cuando se produce la devolución total o parcial de un producto. En este caso la factura abono actúa como justificante de la devolución y se hace una factura abono negativa para corregir este movimiento en la contabilidad.
• El caso en el que haya errores en impuestos imputados, tanto en el IVA como en el IRPF.
• Si se quiere recuperar el IVA de una factura que no se ha cobrado.

Tal y como vemos, como no se puede romper una factura porque tenga un error, las facturas abono son un procedimiento muy común en todas las empresas y sirven tanto para errores grandes o devoluciones de un volumen significativo como para pequeños despistes. Por eso, si ves cualquier detalle que no encaja no dudes en emitir una factura abono y llevar así de una forma ordenada y al día la facturación.

No obstante, una forma perfecta para simplificar este proceso y reducir a la mínima expresión los posibles errores es contar con soluciones de facturación electrónica. Estos sistemas permiten automatizar los procesos, llevar un control exhaustivo de las facturas y hacer duplicados de facturas modificando los datos equivocados en cuestión de segundos dejando poco margen para la equivocación.

Paso a paso para hacer una factura abono

Una factura abono se realiza como una factura ordinaria pero teniendo en cuenta algunos datos extras que tienen que estar bien visibles. Este es el paso a paso para hacer una factura abono de la forma adecuada:

• Incluir los elementos habituales de cualquier factura: datos fiscales de la empresa y del cliente, fecha, importes (en negativo si es por devolución), tipo impositivo, forma de pago, etc. La forma más sencilla es duplicar la factura original e ir cambiando algunos campos. Si dispones de un sistema de facturación electrónica este paso será de lo más sencillo.
• En este tipo de facturas de abono es imprescindible indicar de forma explícita en el encabezado que se trata de una factura abono o rectificativa.
• La nueva factura debe incluir la referencia (número y fecha) de la factura original que está rectificando puesto que esta depende de la anterior.
• Es importante señalar la causa por la que se emite esta nueva factura, es decir, los motivos de la rectificación de una forma precisa y concreta.
• La factura abono llevará una numeración diferente a la factura original y, por supuesto, una fecha posterior a la emisión de la primera factura.

Tras todos estos puntos descubrimos que realizar este tipo de facturas es simple y rápido y solo requiere un poco de atención para incluir los nuevos datos. Eso sí, aunque no hay un plazo estipulado para emitir una factura de abono, lo aconsejable es hacerla al poco tiempo del error o la devolución. De este modo, quedará constancia de la rectificación y no habrá problemas a la hora de cuadrar los movimientos de contabilidad.

Así pues, si te encuentras con algún problema en tus facturas, después de leer este artículo ya estás preparado para realizar tu factura abono correctamente.