Teletrabajo en escenario de Coronavirus

Autor: Paola Veloso (Sales Manager Chile – VISMA Latinoamérica)

“En pleno siglo XXI, impulsado principalmente por las nuevas generaciones que se sumaron al mercado laboral, el teletrabajo es una alternativa válida” -asegura Paola Veloso, Gerente de VISMA Chile.

Los Smart-phones a precios accesibles, cada vez con más funcionalidades, la conexión a Internet con banda ancha en los hogares, el trabajo por objetivos, la conectividad avanzada y el acceso a datos a través de la nube facilita el teletrabajo en las organizaciones.

En una situación de crisis global como la actual, el permanecer en la casa no significa que se pare la actividad económica.  Seguimos trabajando desde nuestros hogares.  Y esto contribuye a que la sociedad no tenga tantas pérdidas en esta situación eventual, un escenario que nadie puede controlar.

Además, el teletrabajo también reporta beneficios económicos. Disminuyen los gastos de viáticos y traslados, alimentación, etc.

En la actualidad, para las compañías es prioritario conciliar la vida laboral con la personal; mejorar la experiencia laboral de los colaboradores es parte de los objetivos que las empresas persiguen.  Hay una nueva mentalidad, una nueva concepción del trabajo y su importancia en la vida de las personas, tanto por parte de los empleados como de las organizaciones.

El teletrabajo o home-office es una realidad que llegó para quedarse.  Facilita la vida y las relaciones laborales en determinadas situaciones, una de ellas, la pandemia de la que nos estamos cuidando.

Las empresas favorecen esta modalidad y existe un “pacto tácito” (incluso, a veces forma parte de los contratos laborales formales) entre un jefe y su equipo para cumplir con los objetivos trazados, más allá de estar presencialmente de lunes a viernes en la oficina.

La nube, la conectividad, el hecho de poder contar con dispositivos portátiles de alta tecnología facilitan el teletrabajo.  Incluso se realizan reuniones de equipo o con clientes o proveedores que no necesariamente son presenciales (conferences call, Webinar, facetime, What’s App), y todo con tecnología que actualmente está al alcance de la mano de todos.

En este formato de trabajo son fundamentales la responsabilidad y la confianza, constituyen la base de la relación laboral en este nuevo escenario.  Más allá de esto, actualmente, existe tecnología para realizar seguimiento de la actividad de los colaboradores: se detecta cuándo se conectan, se puede acceder a documentos a través de la nube (y esos documentos deben estar actualizados), se solicita a la gente que chequee sus horarios y tareas en forma remota, etc.

Si bien el teletrabajo facilita mucho la tarea, siempre es importante “encontrarse frente a frente”, programar actividades de equipo y propiciar ese encuentro, planificar actividades generales de reunión (física) periódicamente, especialmente si la organización cuenta con gente dispersa geográficamente. 

El encontrarse, el conocerse personalmente, siempre suma.

Para un teletrabajo eficiente, hay que contar con cierta comodidad en el hogar:

• PC o notebook con software instalado. En general, las grandes empresas dan una a sus empleados; y en el caso de PyMEs, si no están en condiciones de dar una a cada persona, la gente puede utilizar la propia por unos días, desde su hogar.
• Conexión a Internetsegura y de alta velocidad.
• Un lugar especial para instalarse en su casa con los temas de trabajo.  Puede ser un escritorio o bien un espacio en el comedor o el living, que durante los días de cuarentena sirva de espacio laboral en la casa.
• Silla cómoda, ergonómica.  Esto es muy importante para poder vivir una “buena experiencia laboral” de home-office.
• Buena iluminación.  También es relevante contar con buena luz para ver la pantalla y poder escribir, contribuye a una “buena experiencia laboral” de home-office.
• Útiles básicos de escritorio. Para hacer home-office hay que contar, por lo menos, con birome, lápiz, goma, ganchos, papeles y/o un cuaderno de notas, cinta adhesiva, cola plástica, tarjetas personales.
• Teléfono. Puede ser un teléfono de línea tradicional o bien un Smart-phone.  Generalmente, con contar con uno de éstos es suficiente, ya que asegura conexión no solo telefónica sino integral, y permite recibir en un solo dispositivo e-mails, What´s App, mensajes de intranet, etc.
• Las claves necesarias para operar en la nube. En caso de pertenecer a una organización que tiene todo en la nube, hay ciertas claves, usuarios y passwords, que hay que saber para poder conectarse.
• Si bien actualmente todo documento puede enviarse en forma digital por vía electrónica, es recomendable contar con una impresora por cualquier eventualidad.
• Copias de seguridad. Es fundamental -independientemente de subir toda la información (archivos) a la nube o, tenerla en la PC o notebook- contar con un pendrive de gran capacidad o un disco duro portátil para poder guardar allí toda la información.  Un backup siempre es sustancial.
• UPS (uninterruptible power supply) o Sistema de Alimentación Ininterrumpida.  Al momento de hacer home-office, hay que contar con un sistema que dé tiempo para guardar la información trabajada en caso de corte de luz o baja de tensión.
• Discreción con temas confidenciales.  Es primordial ser discreto con la información confidencial de la empresa, incluso ante miembros de la familia y/o amigos.  No hay que dejar pantallas abiertas con datos sensibles ni documentos impresos exhibidos en el escritorio de trabajo del hogar.  Una vez que se concluyó con el trabajo, se guarda todo en carpetas en algún armario o “similar”, incluso bajo llave.