¿Cómo elegir un ERP en 5 pasos?

Por Martín Cayón, Director TOTVS Norte de América Latina

El Sistema de Planeación Gerencial (o ERP, por sus siglas en inglés) ha evolucionado a través del tiempo. Inició con la intención de administrar de manera más eficiente las áreas clave de una empresa (contabilidad, facturación, ventas, compras y costos) a partir de módulos. La desventaja es que dichos módulos no estaban integrados y por ello, las organizaciones sólo aprovechaban parcialmente las funciones del sistema.

Con el paso de los años, las desarrolladoras de ERPs decidieron incrementar la funcionalidad de la solución a partir de la integración de sus componentes y así facilitar la comunicación entre las áreas del negocio. Si bien es cierto que con este cambio vino el crecimiento de la funcionalidad del ERP, también lo es que se volvió más robusto, tardado y costoso de implementar. Esto, a la vez, lo ubicó exclusivamente en la mira de los grandes corporativos.

Con mi experiencia de más de 20 años en la industria de las Tecnologías de Información he observado que los empresarios perciben al ERP como una solución compleja y difícil de implementar, pero también están conscientes que de su implementación dependen el adecuado funcionamiento de su empresa y posiblemente, su subsistencia. Esto me lleva a plantear las siguientes preguntas: ¿Conviene o no implementar un ERP? ¿De qué depende su éxito? ¿Cómo devolver al ERP la confianza que los directivos y gerentes solían tenerle?

De acuerdo con estudio realizado por Harvard Business Review, las empresas que adquieren un ERP tienen una reducción de pérdidas y mermas del 10 %; pero quienes lo eligieron correctamente tienen una reducción hasta del 35 % en promedio. En ese sentido, los tomadores de decisiones al estar conscientes de este hecho, es natural que deban optar por la implementación de un ERP pero de una manera más controlada y efectiva que permita aumentar su tasa de éxito. El primer paso para alcanzar una implementación exitosa es la elección del ERP adecuado.
Por eso, comparto 5 pasos fundamentales para elegir el ERP correcto:

1. Involucre a sus colaboradores

Si se llegó al acuerdo de la necesidad de implementar un ERP, la recomendación es involucrar a las personas que se verán impactadas directamente con la decisión, como:
· Usuarios finales

· Personal de sistemas responsable de la administración del sistema

· Gerentes y directivos

2. Definir qué se quiere lograr a través de un ERP

Entender nuestro modelo de negocio y cómo se espera que la implementación del ERP podría optimizar y facilitar su operación. Bajo esta premisa, se debe definir el esquema de implementación, las prioridades, impacto al negocio y beneficios probables, así como considerar qué áreas se verán impactadas con la decisión. A partir de la automatización, los procesos clave para el negocio que se beneficiarán serán:
a. Ventas
b. Compras
c. Inventarios
d. Finanzas y Contabilidad
e. Nómina
f. Producción

3. Escalabilidad

Escoger un ERP que pueda cubrir las necesidades actuales del negocio y a la vez cuente con la capacidad de evolucionar en el futuro a la par del negocio, es vital. Por eso, antes de tomar una decisión es de suma importancia considerar la escalabilidad de la solución en dos planos:
1) Horizontal, con módulos o funcionalidades a implementar cuando el modelo de gestión evolucione.
2) Vertical, que soporte el crecimiento transaccional si el negocio crece.
No perdamos de vista que la elección de un ERP significa vivir con él de cinco a 10 años el día a día de la organización, por lo tanto es recomendable escoger una solución que sea actualizable y escalable.

4. Elija un aliado de negocios, no una marca

Seleccionar a un proveedor de software de gestión empresarial es, probablemente, el paso más importante. La recomendación es elegir a quien comercialice un software de calidad con la escalabilidad necesaria y que cuente con ese grado de flexibilidad que requieren los cambios en el modelo de negocio conforme crece.

También hay que considerar:

· La cantidad y calidad de clientes e implementaciones hechas.
· Si la empresa realiza actualizaciones frecuentes, entonces habla bien del proveedor ya que significa que lleva a cabo mejoras en sus productos y está al pendiente de sus clientes.
· Disponibilidad de recursos capacitados tanto para la implementación como para el soporte técnico posterior.
· Presencia local.

5. Planee los tiempos de implementación

Finalmente, es importante tener presente que todo proyecto lleva su tiempo. A lo largo de todos estos años, he detectado que para que un ERP sea implementado de manera correcta y exitosa, se debe considerar en la planeación:

· El uso de los recursos internos, su disponibilidad, experiencia y conocimiento porque de estos dependerá la duración y éxito del proyecto de implementación.
· La adherencia a los procesos estándares de la solución porque de esta depende el nivel de adecuaciones y/o desarrollos que se deberán realizar.
· La calidad de los datos y procesos de negocio existentes.
• La cultura de la empresa respecto a la tecnología y su adopción.

El tiempo de implementación puede variar de 2 meses hasta 2 años dependiendo de los factores antes mencionados.