Claves para implementar una Solución de RR.HH. con éxito

La buena implementación de un sistema de alta tecnología para la gestión de cualquier sector de una empresa es fundamental ya que ayuda al buen funcionamiento de la organización.  Es importante hacerlo en poco tiempo pero sin dejar nada al azar.

Si bien la tecnología es una herramienta elemental para realizar de manera eficaz la administración de todas y cada una de las áreas de una compañía, el factor humano y su compromiso son esenciales.

En toda implementación de nuevas tecnologías participan diferentes estructuras, tanto de parte de la empresa como del consultor.  Todos los actores deben estar comprometidos a trabajar según un programa establecido.  Hay que contar con un verdadero equipo con integrantes que se involucren con respeto y responsabilidad.

En el momento que una empresa decide implementar un nuevo sistema de tecnología, primero hay que definir quién será el proveedor, determinar qué solución se ajusta más a las necesidades específicas de la empresa o del sector que migrará sus sistemas.   Una vez tomada esta decisión, se procede a realizar un Kick Off, una reunión inicial en la que deben participar por lo menos un representante de cada una de las áreas de la compañía, uno por parte del nuevo sistema y uno por parte del implementador.  Si la solución sólo va a aplicarse a uno de los sectores de la empresa, igualmente, es recomendable que siempre estén presentes todas las áreas, dado que en mayor o menor medida todas interactúan y tienen algún grado de participación con el sector protagonista.

Implementación de una Solución para Recursos Humanos

Para el caso de la implementación de una Solución para el Gerenciamiento de los Recursos Humanos, sucede lo mismo.  El área de RR.HH. tiene relación con todos y cada uno de los sectores de la organización.  En la reunión de Kick Off deberán estar presentes integrantes de todas las áreas; todos tienen algo que aportar.  Estas reuniones deben ser planificadas, de modo  que se pueda aprovechar el tiempo al máximo y resolver las cuestiones específicas referentes a la implementación del nuevo sistema.

Para poder llegar a una buena conclusión hay que “dar vuelta el cajón” y ver qué tiene para no caer en viejos hábitos que a veces, en lugar de agilizar los procesos, los entorpecen.  Luego, hay que sacar todos los datos para “armar la historia completa”. Una vez realizado esto, se determinará la mejor manera de “contarla”.  No hay que guardar nada, no hay que reservarse información.

A partir de esa primera reunión de Kick Off, surge una agenda de trabajo en la cual cada área se compromete a aportar algo al conjunto (información de procedimientos, datos, explicación de procesos y su secuencia e interrelaciones, etc.).  Para cumplir la implementación en tiempo y forma, todos y cada uno de los integrantes del equipo deben estar comprometidos, tanto para brindar la información requerida como para hacerlo en el momento que se necesita, según un cronograma de trabajo.

Un punto importante a tener en cuenta al momento de elegir un nuevo sistema de solución para el área de Recursos Humanos, es que es un sector en cambio permanente: alzas y bajas de personal, modificaciones impositivas, modificaciones legales y novedades en convenios colectivos de trabajo.

El gerente de Sistemas es un aliado natural para el líder de proyecto de la implementación.  Es la persona que conoce la empresa, su funcionamiento y es capaz de detectar las mejoras que podrían realizarse para un mejor funcionamiento del conjunto.

Antes de comenzar a correr una nueva solución, conviene trabajar en etapa beta con algún “simulador”. A nivel de soluciones para Recursos Humanos, el simulador de liquidación se ha transformado en una herramienta cuya necesidad es creciente. RH Pro desarrolló un módulo de simulación en 2008.  Actualmente, constituye una herramienta estratégica para la alta dirección.  El “simulador” permite realizar las operaciones propias del área de RR.HH. pero sin afectar el diario funcionamiento del sector, hasta tanto que se verifique el buen funcionamiento de todas las funcionalidades de la nueva solución implementada.

Para lograr la óptima implementación de una Solución de Administración de Recursos Humanos hay que realizar una correcta transmisión de conocimientos (información y procesos):

• Determinar la cantidad general de empleados, de todos los rangos.
• Definir la cantidad de empleados que quedan “fuera de convenio” (es importante tener en cuenta todas las excepciones).
• Controlar bien si los datos de todos y cada uno de los empleados son correctos (nombre, apellido, DNI, dirección, teléfono, estudios, fecha de ingreso, composición familiar).
• Hacer todas las pruebas de calidad que sean necesarias, tanto desde el lado del proveedor/implementador como desde el propio cliente. Esto se realiza con la generación de movimientos ficticios que permiten evaluar el correcto funcionamiento del sistema (con un “simulador” del sistema).
• Corregir datos o procesos, según lo verificado a través del “simulador”.
• Validar los datos correctos de los empleados y los documentos subidos al nuevo sistema

A partir de la “simulación” de funcionamiento del nuevo sistema, se detectan los problemas que pudieran surgir, tanto técnicos como de datos o información.  Para corregir las dificultades técnicas, se requiere más tiempo porque debe hacerse a nivel del desarrollo del software, que forma parte de la “customización” que se realiza con cada cliente.  Las diferencias de datos o información se salvan rápidamente.

Si el equipo está verdaderamente comprometido con el proyecto, se realizan los ajustes correspondientes en tiempo y forma para, finalmente, poder contar con un sistema de Recursos Humanos eficiente que pueda ponerse en funcionamiento rápidamente.